Come apporre la firma digitale: guida pratica all'autenticazione online
Scopriamo l'utilità e la facilità d'utilizzo della Firma Digitale, strumento essenziale per l'autenticazione dei documenti direttamente dai nostri schermi.
Con il lento ma inesorabile processo di eliminazione del divario digitale, anche la Pubblica Amministrazione ha preso parte alla spinta propulsiva verso la digitalizzazione. Per questo motivo si è reso necessario lo sviluppo di tecnologie atte al riconoscimento e alla certificazione della propria identità senza l'obbligo di effettuare un riconoscimento di tipo fisico. I livelli che compongono la propria identità digitale sono molteplici e ognuno ha un suo preciso campo d'utilizzo, come disciplinato dalle normative racchiuse all'interno del Codice dell'amministrazione digitale.
I vantaggi della firma digitale
A partire dallo SPID, strumento fondamentale per l'accesso ai servizi della Pubblica Amministrazione, fino alla PEC, equivalente digitale della Raccomandata A/R con identico valore legale, le armi a nostra disposizione per certificare l'identità in rete sono molteplici. La firma digitale invece è uno strumento necessario per dimostrare l'autenticità di un documento, in grado di ricondurre in maniera univoca alla persona che l'ha apposta. Si tratta dunque dell'equivalente della firma di un documento in prima persona previa riconoscimento tramite documento d'identità.
Le caratteristiche della firma digitale, come disciplinato dalla normativa vigente, sono tre:
- Autenticazione: la firma digitale corrisponde unicamente a chi l'ha apposta; - Non ripudio: il firmatario non può negarne l'apposizione; - Integrità: la crittografia ne garantisce la non alterazione.
Per ottenere la propria firma digitale è necessario acquistare una serie di strumenti elettronici, di solito disponibili in kit, e certificare la propria identità tramite i sistemi predisposti dal provider a cui decideremo di rivolgerci. La validità della certificazione è generalmente di tre anni, al termine dei quali potremo decidere di estendere il contratto e dunque la validità della smart card oppure di non rinnovarla.
DI COSA ABBIAMO BISOGNO
In linea generale, gli strumenti di cui abbiamo bisogno sono tre: una smart card contenente le nostre informazioni personali certificate, un lettore di smart card e un software per l'apposizione della firma sui documenti. A seconda del fornitore dei servizi a cui ci rivolgeremo, questi strumenti verranno proposti in maniera differente. È possibile dunque ottenere un kit composto da tutti questi elementi separatamente oppure sotto forma di chiavette USB All In One, con smart card integrata e software in memoria. Esistono anche dei sistemi di Firma Digitale Remota che ci permettono di fare a meno di dispositivi elettronici dedicati, tramite l'accesso alle informazioni della smart card direttamente dalla rete, sfruttando un meccanismo simile a quanto già succede con le carte di pagamento prepagate virtuali. Per garantire l'accesso alle informazioni in questo caso faremo affidamento a un token OTP simile alle chiavette fornite da alcune banche, oppure ancora tramite l'invio di un OTP direttamente sul proprio cellulare.
I provider di questi servizi sono davvero tantissimi e i più noti sono certamente Aruba, Poste Italiane e Telecom Italia. Potete trovare la lista completa sul sito dell'Agenzia per l'Italia digitale. Come già anticipato, questi fornitori offriranno una serie di soluzioni diverse a seconda delle nostre esigenze, ognuno ugualmente affidabile rispetto alle altre alternative. Allo stesso modo, ogni fornitore fiduciario offrirà all'utente molteplici modalità di verifica della propria identità ma, come segnalato dall'AGID, alcuni di essi consentono anche la verifica tramite l'accesso mediante identità digitale SPID, per una procedura ancora più facile e veloce. Fra questi ultimi ricordiamo Poste Italiane, Infocert, Intesi Group e Namirial che, in particolare, consente anche di generare una singola firma digitale usa e getta.
COME APPORRE LA FIRMA DIGITALE
Una volta acquistata e attivata la Firma Digitale di nostra preferenza, dovremo scaricare il software necessario per apporre la firma all'interno dei documenti e, qualora avessimo optato per un dispositivo hardware, anche il driver per far funzionare il lettore di smart card. Ogni provider avrà la premura di segnalarvi il link dal quale effettuare il download del pacchetto di programmi necessari a utilizzare la soluzione di Firma Digitale che abbiamo acquistato.
Installato il software, per firmare un documento sarà sufficiente aprirlo, selezionare l'opzione relativa all'apposizione della firma su un nuovo documento e a questo punto saremo invitati a scegliere il documento da autenticare, che troveremo nella stessa cartella dove l'abbiamo precedentemente scaricato.
Il documento potrà essere ulteriormente impreziosito tramite altre due opzioni. La prima consiste nell'apposizione di una cifratura, dunque chiunque dovesse aprire il documento firmato, per poterlo visualizzare dovrà necessariamente utilizzare la password che avremo scelto. Una seconda opzione riguarda invece la possibilità di aggiungere un vero e proprio timbro per l'apposizione sul documento anche della data e dell'ora in cui è stato firmato. Questo strumento permette di rimuovere il limite temporale dal documento che quindi sarà valido anche qualora decidessimo, scaduto il nostro certificato, di non rinnovarlo.
Un'altra interessante opzione dei software di firma prevede la possibilità di estrarre il certificato di firma per poterlo utilizzare all'interno di altri programmi, come ad esempio Microsoft Word o Adobe Acrobat Pro. Su Word, in particolare, una volta aperto il documento dovremo navigare su File > Informazioni > Proteggi documento e da qui selezionare l'opzione Aggiungi Firma Digitale. Su Acrobat invece dovremo recarci nella posizione Modifica > Preferenze > Firme e selezionare il certificato dalla sezione Identità e certificati affidabili.
Come in tanti altri aspetti della gestione della nostra identità digitale, anche nel caso della Firma Digitale la procedura per ottenere il proprio dispositivo e dunque per apporre l'autenticazione sui documenti è più semplice di quanto possa sembrare e ricordiamo che la transizione al digitale ha come scopo ultimo proprio quello di semplificare le procedure ufficiali e l'accesso ai servizi della Pubblica Amministrazione.
Come apporre la firma digitale: guida pratica all'autenticazione online
Scopriamo l'utilità e la facilità d'utilizzo della Firma Digitale, strumento essenziale per l'autenticazione dei documenti direttamente dai nostri schermi.
Con il lento ma inesorabile processo di eliminazione del divario digitale, anche la Pubblica Amministrazione ha preso parte alla spinta propulsiva verso la digitalizzazione. Per questo motivo si è reso necessario lo sviluppo di tecnologie atte al riconoscimento e alla certificazione della propria identità senza l'obbligo di effettuare un riconoscimento di tipo fisico.
I livelli che compongono la propria identità digitale sono molteplici e ognuno ha un suo preciso campo d'utilizzo, come disciplinato dalle normative racchiuse all'interno del Codice dell'amministrazione digitale.
I vantaggi della firma digitale
A partire dallo SPID, strumento fondamentale per l'accesso ai servizi della Pubblica Amministrazione, fino alla PEC, equivalente digitale della Raccomandata A/R con identico valore legale, le armi a nostra disposizione per certificare l'identità in rete sono molteplici.
La firma digitale invece è uno strumento necessario per dimostrare l'autenticità di un documento, in grado di ricondurre in maniera univoca alla persona che l'ha apposta. Si tratta dunque dell'equivalente della firma di un documento in prima persona previa riconoscimento tramite documento d'identità.
Le caratteristiche della firma digitale, come disciplinato dalla normativa vigente, sono tre:
- Autenticazione: la firma digitale corrisponde unicamente a chi l'ha apposta;
- Non ripudio: il firmatario non può negarne l'apposizione;
- Integrità: la crittografia ne garantisce la non alterazione.
Per ottenere la propria firma digitale è necessario acquistare una serie di strumenti elettronici, di solito disponibili in kit, e certificare la propria identità tramite i sistemi predisposti dal provider a cui decideremo di rivolgerci. La validità della certificazione è generalmente di tre anni, al termine dei quali potremo decidere di estendere il contratto e dunque la validità della smart card oppure di non rinnovarla.
DI COSA ABBIAMO BISOGNO
In linea generale, gli strumenti di cui abbiamo bisogno sono tre: una smart card contenente le nostre informazioni personali certificate, un lettore di smart card e un software per l'apposizione della firma sui documenti. A seconda del fornitore dei servizi a cui ci rivolgeremo, questi strumenti verranno proposti in maniera differente. È possibile dunque ottenere un kit composto da tutti questi elementi separatamente oppure sotto forma di chiavette USB All In One, con smart card integrata e software in memoria.
Esistono anche dei sistemi di Firma Digitale Remota che ci permettono di fare a meno di dispositivi elettronici dedicati, tramite l'accesso alle informazioni della smart card direttamente dalla rete, sfruttando un meccanismo simile a quanto già succede con le carte di pagamento prepagate virtuali.
Per garantire l'accesso alle informazioni in questo caso faremo affidamento a un token OTP simile alle chiavette fornite da alcune banche, oppure ancora tramite l'invio di un OTP direttamente sul proprio cellulare.
I provider di questi servizi sono davvero tantissimi e i più noti sono certamente Aruba, Poste Italiane e Telecom Italia. Potete trovare la lista completa sul sito dell'Agenzia per l'Italia digitale. Come già anticipato, questi fornitori offriranno una serie di soluzioni diverse a seconda delle nostre esigenze, ognuno ugualmente affidabile rispetto alle altre alternative.
Allo stesso modo, ogni fornitore fiduciario offrirà all'utente molteplici modalità di verifica della propria identità ma, come segnalato dall'AGID, alcuni di essi consentono anche la verifica tramite l'accesso mediante identità digitale SPID, per una procedura ancora più facile e veloce. Fra questi ultimi ricordiamo Poste Italiane, Infocert, Intesi Group e Namirial che, in particolare, consente anche di generare una singola firma digitale usa e getta.
COME APPORRE LA FIRMA DIGITALE
Una volta acquistata e attivata la Firma Digitale di nostra preferenza, dovremo scaricare il software necessario per apporre la firma all'interno dei documenti e, qualora avessimo optato per un dispositivo hardware, anche il driver per far funzionare il lettore di smart card. Ogni provider avrà la premura di segnalarvi il link dal quale effettuare il download del pacchetto di programmi necessari a utilizzare la soluzione di Firma Digitale che abbiamo acquistato.
Installato il software, per firmare un documento sarà sufficiente aprirlo, selezionare l'opzione relativa all'apposizione della firma su un nuovo documento e a questo punto saremo invitati a scegliere il documento da autenticare, che troveremo nella stessa cartella dove l'abbiamo precedentemente scaricato.
Il documento potrà essere ulteriormente impreziosito tramite altre due opzioni. La prima consiste nell'apposizione di una cifratura, dunque chiunque dovesse aprire il documento firmato, per poterlo visualizzare dovrà necessariamente utilizzare la password che avremo scelto. Una seconda opzione riguarda invece la possibilità di aggiungere un vero e proprio timbro per l'apposizione sul documento anche della data e dell'ora in cui è stato firmato.
Questo strumento permette di rimuovere il limite temporale dal documento che quindi sarà valido anche qualora decidessimo, scaduto il nostro certificato, di non rinnovarlo.
Un'altra interessante opzione dei software di firma prevede la possibilità di estrarre il certificato di firma per poterlo utilizzare all'interno di altri programmi, come ad esempio Microsoft Word o Adobe Acrobat Pro. Su Word, in particolare, una volta aperto il documento dovremo navigare su File > Informazioni > Proteggi documento e da qui selezionare l'opzione Aggiungi Firma Digitale. Su Acrobat invece dovremo recarci nella posizione Modifica > Preferenze > Firme e selezionare il certificato dalla sezione Identità e certificati affidabili.
Come in tanti altri aspetti della gestione della nostra identità digitale, anche nel caso della Firma Digitale la procedura per ottenere il proprio dispositivo e dunque per apporre l'autenticazione sui documenti è più semplice di quanto possa sembrare e ricordiamo che la transizione al digitale ha come scopo ultimo proprio quello di semplificare le procedure ufficiali e l'accesso ai servizi della Pubblica Amministrazione.
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