Fattura Elettronica: cosa cambierà dal 2019

Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica cambierà per sempre le abitudini degli italiani. In che modo avverrà il grande salto?

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Addio carta, benvenuta modernità. Con l'obiettivo di svecchiare e smaltire le procedure dal prossimo 1 gennaio entrerà in vigore il nuovo metodo di emissione delle fatture. Queste non vivranno più su carta ma diverranno totalmente elettroniche, si muoveranno sulla rete e daranno vita ad un nuovo sistema che promette di essere più semplice, veloce e a prova di sprechi.
I dubbi in merito sono tanti, le paure ancora di più, con le abitudini di grandi, piccole aziende o liberi professionisti che verranno stravolte e un sistema forse non ancora del tutto preparato a questo enorme tsunami. Proviamo a capire meglio cosa succederà con l'arrivo del 2019 della fattura elettronica.

La e-fattura

A scanso di dubbi, creare una fattura elettronica non vuol dire semplicemente dare vita ad un documento sul proprio computer che sostituisca il foglio cartaceo. Emettere una fattura elettronica significherà, in primo luogo, dare vita ad un file con specifiche particolari, compilarlo in ogni sua parte e immetterlo in un sistema di interscambio comune che lo faccia arrivare a destinazione. Su questa rete, che sarà un filo diretto tra chi emette fattura, chi la riceve e l'Agenzia delle Entrate, si muoveranno dei file in formato XML, leggeri e quasi incomprensibili se aperti, ma perfetti per il sistema che li dovrà valutare per capire se sono stati compilati correttamente.
Nello stesso portale sarà presente un archivio di conservazione che permetterà ad ogni contribuente, azienda o pubblica amministrazione, di conservare le proprie fatture e le corrispettive ricevute. Sarà comunque possibile continuare a produrre copie di cortesia cartacee o in formati elettronici comuni (PDF, DOC), ma queste non avranno alcun tipo di valore legale.

Chi coinvolgerà?

L'obbligo di fatturazione elettronica, con gran sollievo di molti, non coinvolgerà tutti, almeno inizialmente. Gli esclusi saranno anzi numerosi: secondo una stima del Sole 24 Ore solo la metà delle partite iva del nostro Paese dovrà adattarsi alle nuove procedure. Saranno escluse tutte quelle che rientrano nel regime dei minimi e in quello forfettario, così come gli utenti che emettono solo scontrini e fatture fiscali. La data del 1° gennaio 2019 riguarderà tutti i privati che operano in ambito B2B e B2C. Le recenti disposizioni hanno inoltre escluso dall'obbligo anche medici e farmacisti, nonché associazioni sportive dilettantistiche con reddito inferiore a 65 mila euro.
Ad aumentare la forbice degli esclusi arriverà anche l'estensione del regime agevolato, che inserirà nella categoria soggetti fino a poco tempo fa esenti. Attenzione però alla road map di scadenze: il 1° luglio 2019 entreranno nel nuovo regime anche i grandi operatori, dal 1° gennaio 2020 sarà il momento di tutti gli altri. La fattura elettronica diventerà una realtà per tutti, che lo si voglia o meno.

Un nuovo procedimento

La nuova fattura dovrà essere emessa sia nei casi di cessioni di beni che nell'erogazione di prestazioni e riguarderà i rapporti che si innescheranno tra imprese e professionisti e quelli tra imprese e consumatori finali. L'Agenzia delle Entrate metterà a disposizione di tutti degli strumenti informatici che permettano di creare, trasmettere e ricevere le nuove fatture, ma anche di archiviarle nel modo più sicuro possibile. Allo stesso modo anche i consumatori avranno possibilità di leggere le fatture ricevute in un'apposita sezione del sito dell'Agenzia. Il formato XML sarà l'unico universalmente accettato e l'unico che il sistema di interscambio saprà riconoscere.
Ogni Amministrazione sarà riconosciuta con un codice che dovrà essere riportato sul file elettronico insieme alla partita iva, all'indirizzo, la data e a tutti gli altri dati fiscali. Una volta compilata in ogni sua parte, dovrà essere firmata digitalmente e immessa nel sistema, uno snodo importantissimo che verifica la correttezza della compilazione e dei dati inseriti. Sarà il sistema stesso, una volta controllato il tutto, a inviare il file al destinatario.

Cambiamenti

A livello di compilazione, i dati da inserire nelle "nuove fatture" saranno praticamente gli stessi di una normale fattura, più il nuovo codice destinatario cui andrà recapitato il tutto. La fattura dovrà essere emessa subito, ma potrà anche essere trasmessa in differita, fino al giorno 15 del mese successivo all'erogazione della prestazione. Una volta predisposto e inviato il file e una volta che il sistema effettua i controlli, viene inviata una ricevuta di recapito che indica la conclusione e il successo dell'operazione. Tutto all'apparenza semplice, ma i soggetti coinvolti dovranno avvalersi di nuovi strumenti per compire al meglio tutte le procedure.

Scontata la presenza di un PC e di una connessione internet, sarà necessario dotarsi di un software per la compilazione della fattura e la creazione del file XML. A livello pratico, comunque, l'Agenzia offrirà agli interessati almeno tre strumenti per predisporre, inviare e archiviare le fatture, tutti gratuiti. Chiaro che comunque, soprattutto per le grandi aziende o per chi gestisce un numero elevato di fatture, saranno comunque necessari software più completi, potenti e avanzati, naturalmente non forniti da nessun ente pubblico e quindi a pagamento.

I software base

I sistemi offerti per le nuove procedure si dividono in due tipologie, una per creare gli XML e l'altra per trasmetterli. Per la creazione e predisposizione delle nuove fatture gli strumenti base saranno, appunto, tre. Il primo sistema offerto dall'Agenzia delle Entrate è disponibile sul suo portale, nella sezione "Fatture e Corrispettivi", per cui è però necessario avvalersi di una connessione a internet. Il secondo è un software scaricabile sul computer che funzionerà anche senza connessione; il terzo è un'app per smartphone, "Fatturae", disponibile per Android e iOS e anch'essa utilizzabile solo tramite connessione. Per quanto riguarda la trasmissione, invece, si potranno utilizzare lo stesso servizio online della sezione "Fatture e Corrispettivi" del portale o quello dell'app Fatturae.
Sarà possibile inviare il file tramite posta elettronica certificata allegando l'XML alla fattura e inviandolo all'indirizzo PEC sdi01@pec.fatturapa.it. Si potrà inoltre creare o predisporre un canale telematico FTP o Web Service con il sistema di interscambio. Anche la conservazione in archivio della fatture sarà offerta gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate, in un archivio che conserverà tutte le emissioni e le ricevute.

Dubbi e incertezze

Le preoccupazioni dei diretti interessati sono numerose e i timori che qualcosa possa andare storto ancora di più. Ammessa la presenza di una indispensabile connessione va comunque apprezzato lo sforzo dell'Agenzia di rendere tutti gli strumenti gratuiti e a disposizione di tutti. Ma questi riusciranno ad essere semplici e privi di problemi in un Paese come il nostro, dove le amministrazioni pubbliche faticano ad aprirsi alla nuova era digitale? E poi, il sistema di interscambio riuscirà a reggere senza intoppi la mole significativa di documenti da gestire, archiviare e inviare? C'è infine un non trascurabile problema di privacy, con l'Agenzia delle Entrate che conserverà nei suoi archivi anche dati non rilevanti ai fini fiscali.
Le fatture elettroniche conterranno dati sensibili come beni e servizi ceduti, registreranno le prestazioni, le abitudini di consumo, sconti, tutti potenzialmente lesivi della sfera privata di ciascuno di noi. La speranza, in ogni caso, è che i benefici apportati siano più importanti delle criticità e dei problemi e che questo sistema si affini con il tempo e proietti finalmente tutti noi ad un uso più consapevole delle nuove tecnologie, fondamentali per risparmiare e semplificare i nostri rapporti con la macchina statale, a patto di avere gli strumenti più giusti per poterlo fare. Il 1° gennaio inizieremo a capirlo.